Bylaws

Here follows the official bylaws, as modified at the FERMA General Assembly of 2013.06.20, which were registered in French.

For information purpose only, please find:

1. Forme, dénomination, siège, objet, durée

1.1. Constitution
La Fédération Européenne de Risk Management en abrégé “FERMA”, est une association internationale sans but lucrative (AISBL/IVZW), dénommée « Association ».

L’Association, établie en Belgique, est régie par les dispositions du titre III de la loi du 27 juin 1921 sur les Associations sans but lucratif, les fondations et les Associations internationales sans but lucratif.

1.2. Siège Social
Le siège social de l’Association, est actuellement sis Avenue de Tervuren 273 – 1150 Bruxelles (Belgique).
Il pourra, par simple décision du conseil d’administration, être déplacé en Belgique, dans une région n’impliquant pas l’adoption des statuts dans une autre langue nationale.

1.3. Objectifs
1.3.1. L’Association a pour objet l’étude au plan international de tout problème intéressant directement ou indirectement le risk management ou l’assurance de tous les risques.

1.3.2. L’Association représente ses membres auprès des organisations internationales.

1.3.3. Elle pourra organiser ou participer, soit par représentation directe, soit par mandataires désignés et spécialement accrédités, à tous travaux, enquêtes, conférences, réunions ou congrès qui auraient un rapport direct ou indirect avec les questions de risk management ou d’assurances intéressant l’Association.

1.4. Durée
1.4.1. L’Association est constituée pour une durée illimitée.

1.5. Langue Officielle
1.5.1. Etant une association internationale et européenne, la langue officielle de l’Association est l’anglais pour les réunions officielles, compte-rendus, documents et la communication interne et externe, sauf dans le cas où ce n’est pas autorisé par la loi belge.

2. Membres

2.1. Catégories des membres
2.1.1. Associations Nationales :toute association nationale, légalement constituée, composée d’au moins dix membres (personnes physiques ou morales), ayant pour objet la défense des intérêts des gestionnaires de risques ou des assurances. Les associations nationales sont membres votants.

2.1.2. Membres individuels :Un membre individuel est une personne domiciliée dans un pays où il n’existe aucune association nationale de gestion des risques et/ou d’assurance membre de FERMA et qui est uniquement employé par une organisation pour planifier et/ou superviser la gestion des risques et des assurances de cette organisation. Les membres individuels n’ont aucun droit de vote.

2.1.3. Membres corporatifs : Un membre corporatif est une organisation domiciliée dans un pays où il n’existe aucune association nationale de gestion des risques ou d’assurance membre de FERMA, avec des intérêts assurables en Europe et employant un gestionnaire de risque ou de l’assurance, excluant les firmes d’assurance et de réassurance et celles de courtage. Les membres corporatifs n’ont aucun droit de vote.

2.1.4. Membres honoraires : peut être admise par le conseil d’administration en qualité de membre honoraire, toute personne, ayant, de l’avis du conseil d’administration, rendu des services remarquables au bénéfice de l’Association. Les membres honoraires n’ont aucun droit de vote.

2.2. Cotisation des membres
2.2.1. Les membres effectifs acquittent une cotisation fixée annuellement par le Conseil d’administration et approuvée au cours de l’assemblée générale.

2.2.2. Pour les Associations nationales, la cotisation est basée sur le nombre de gestionnaires de risques ou des assurances membres de chaque association nationale,

2.2.3. Les membres honoraires sont exonérés de cotisation.

2.3. Nouveaux membres
2.3.1. L’admission d’un nouveau membre est décidée par le conseil d’administration sur la demande écrite du candidat ou, pour un membre honoraire, sur proposition d’un administrateur.

2.3.2. La demande d’admission d’une association est accompagnée d’un exemplaire de ses statuts, de la liste de ses membres, de la liste des membres de son conseil d’administration, d’un bref rapport permettant d’apprécier son importance et son caractère représentatif, ainsi que de tout autre document que le règlement établi par le conseil d’administration exigerait.

2.3.3. Le candidat pourra faire appel d’une décision de refus par le conseil à l’assemblée générale qui statuera à la majorité des trois quarts des voix présentes et/ou représentées.

2.4. Gouvernance des membres
2.4.1. Pour conserver sa qalité de membre, un membre doit pouvoir justifier à tout moment qu’il remplit les conditions requises à son admission. Chaque membre s’engage à informer sans délai le conseil d’administration de la perte de l’une de celles-ci.

2.4.2. Tout membre peut démissionner de l’Association à n’importe quel moment en notifiant sa démission par écrit au conseil d’administration.

2.4.3. Les membres qui n’ont pas versé leur cotisation telles qu’énoncée dans le point 2.2 pendant deux années consécutives, perdent, sur décision du conseil d’administration, la qualité de membre de l’Association.

2.4.4. Les membres qui ont agi à l’encontre des buts ou des intérêts de l’Association peuvent en être exclus par décision de l’assemblée générale, prise à la majorité des trois quarts des voix présentes ou représentées.

2.4.5. Avant son exclusion, le membre concerné recevra la possibilité d’être entendu par l’assemblée générale.

2.4.6. Les membres démissionnaires ou qui cessent d’appartenir à l’Association, pour quelque motif que ce soit, ne pourront pas réclamer les contributions versées et ne pourront faire valoir aucun droit sur le patrimoine de l’Association.

3. Assemblée Générales

3.1 Composition et pouvoirs de l’assemblée générale
3.1.1. L’assemblée générale se compose de tous les membres effectifs de l’Association, en règle de cotisation. Les membres individuels, corporatifs et honoraires peuvent assister à l’assemblée générale sans droit de vote.

3.1.2. Sans préjudice aux autres pouvoirs qui lui sont dévolus par la loi ou par les présents statuts, l’assemblée générale possède les compétences suivantes:
3.1.2.1. les modifications des statuts, excepté le cas du déplacement du siège social, qui pourra avoir lieu sur simple décision du conseil d’administration ;
3.1.2.2. la nomination et la révocation des administrateurs;
3.1.2.3. l’approbation des budgets et des comptes annuels ;
3.1.2.4. la dissolution volontaire de l’Association ;
3.1.2.5. les exclusions de membres ;

3.2 Fonctionnement de l’assemblée générale
3.2.1. L’assemblée générale ordinaire se réunit chaque année en Belgique, entre le 1er mars et le 30 juin, sous la présidence du président du conseil d’administration ou d’un vice-président, au siège social ou à l’endroit indiqué dans la convocation. Celle-ci est faite par courrier électronique à tous les membres, au moins 30 jours avant la date fixée pour la réunion.

3.2.2. Dans tous les cas, un membre qui est présent ou représenté sera considéré comme ayant été valablement convoqué.

3.2.3. L’assemblée générale peut, en outre, être convoquée extraordinairement chaque fois que le conseil d’administration le juge nécessaire ou lorsqu’au moins un quart des membres effectifs en fait la demande motivée et signée.

3.2.4. Les associations nationales membres, représentées par le président ou équivalent, peuvent se faire représenter aux assemblées générales en délivrant procuration à un mandataire qui doit être un autre membre de l’Association et un gestionnaire de risques et assurances actif ou retraité.

3.2.5. Pour être représenté à l’assemblée générale, chaque membre peut donner son mandate à un autre membre de l’association.

3.2.6. Chaque membre ne peut représenter qu’un seul autre membre.

3.3 Droits de vote à l’assemblée générale
3.3.1. Sauf dans les cas prévus au point 3.4 et ceux où la loi impose d’autres conditions de présence de majorité, l’assemblée générale est régulièrement constituée et délibère valablement quel que soit le nombre de membres ayant voix délibératives représentés, et les décisions sont prises à la majorité simple des voix, sans tenir compte des abstentions.

3.3.2. Les voix délibératives sont attribuées par pays. Le nombre de voix attribuées par pays est établi en fonction du nombre de gestionnaires de risques et assurances (membres) dont sont constitués les groupements nationaux représentatifs de ces pays, à savoir :

  • moins de 25 membres 1 voix
  • de 26 à 50 membres 3 voix
  • de 51 à 100 membres 4 voix
  • de 101 à 250 membres 5 voix
  • de 251 à 500 membres 7 voix
  • à partir de 501 membres 9 voix

3.3.3. Le droit de vote est indépendant du nombre d’association d’un pays. Si un pays possède plus d’une association, un représentant du pays est choisi pour voter avec le nombre de votes obtenus en additionnant les membres admissibles de toutes les associations du pays.

3.3.4. Les membres présents et/ou représentés d’un même pays devront arriver à un accord pour l’exercice de leurs voix.

3.3.5. Chaque association nationale remettra, pour le 31 décembre de chaque année, la liste de ses membres gestionnaires de risques et assurances au trésorier de l’Association, de manière à fixer, pour l’année civile suivante, le nombre de voix attribué à chaque pays. Cette liste des membres reçue chaque année permet d’établir une distinction des catégories des membres.

3.3.6. Tout membre n’ayant pas communiqué les informations précitées ou n’ayant pas réglé sa cotisation dans le délai imparti tel que stipulé dans le point 2.2 verra son droit de vote suspendu jusqu’à complète régularisation.

3.4. Amendement aux statuts ou dissolution de l’association
3.4.1. Sans préjudice de l’article 55 de la loi du 27 juin 1921, toute proposition ayant pour objet une modification aux statuts ou la dissolution de l’Association doit émaner du conseil d’administration ou d’au moins un quart des membres effectifs de l’Association.

3.4.2. Le conseil d’administration doit porter à la connaissance des membres de l’Association au moins un mois à l’avance la date de l’assemblée générale qui statuera sur ladite proposition.

3.4.3. L’assemblée générale ne peut valablement délibérer que si elle réunit les deux tiers des membres effectifs, ayant voix délibérative, présents (ou représentés) de l’Association. Aucune décision ne sera acquise si elle n’est votée à la majorité des trois quarts. Toutefois, si cette assemblée générale ne réunit pas les deux tiers des membres effectifs de l’Association, une nouvelle assemblée générale sera convoquée dans les mêmes conditions que ci-dessus, qui statuera définitivement et valablement sur la proposition en cause quel que soit le nombre des membres présents ou représentés.

3.4.4. Les modifications aux statuts relatives à l’objet social doivent être approuvées par Arrêté Royal, conformément à l’article 50, §3 de la loi du 27 juin 1921 et faire l’objet des mesures de publicité requises par l’article 51 de la loi du 27 juin 1921.

3.4.5. Sans préjudice de l’article 56 de la loi du 27 juin 1921, l’assemblée générale fixera le mode de dissolution et de liquidation de l’Association.

3.5. Registre de l’association
3.5.1. Les résolutions de l’assemblée générale sont classées dans un registre, signé par le président et tenu à la disposition des membres.

3.5.2. Ce registre est conservé au siège social où tous les membres peuvent en prendre connaissance.

3.5.3. Les membres peuvent également demander au secrétaire général une copie ou, le cas échéant, un extrait des procès-verbaux des assemblées générales.

4. Gouvernance de FERMA

4.1. Conseil d’administration FERMA
4.1.1. Le conseil d’administration compte au minimum 7 membres et au maximum 12 membres.

4.1.2. Les présidents des associations nationales (ou équivalents) peuvent proposer des candidats membre effectifs de l’association en certifiant qu’ils soient des gestionnaires de risques et assurances actif. Chaque association ne peut proposer plus de 2 candidats.

4.1.3. Les membres individuels, corporatifs and honoraires ne peuvent pas être élus au conseil d’administration.

4.1.4. Les administrateurs sont élus pour une période de trois ans par l’assemblée générale. Les mandats des administrateurs sortants peuvent être renouvelés.

4.1.5. Les mandats des administrateurs peuvent être révoqués par l’assemblée générale sur décision de la majorité des deux tiers des voix présentes ou représentées.

4.1.6. Les mandats d’administrateurs sont exercés à titre gratuit.

4.1.7. Chaque association nationale ne peut avoir plus de 2 représentants au sein du conseil d’administration.

4.1.8. Chaque administrateur doit représenter l’intérêt des membres de l’association dont il est issu.

4.2. Administrateurs FERMA
4.2.1. Le conseil d’administration, élit à la majorité simple, parmi ses membres un président, plusieurs vice-présidents, et parmi ou en dehors de ses membres, un secrétaire général et un trésorier, qui forment, avec le Directeur Exécutif, le “comité exécutif”.

4.2.2. Les mandats sont conférés pour une durée de deux ans. Les mandats du président et des vice-présidents sont renouvelable une seule fois.

4.2.3. Les obligations légales et la supervision de l’administration journalière de l’Association sont assurées par le secrétaire général.

4.2.4. L’administration financière journalière de l’Association est assurée par le trésorier.

4.3. Fonctionnement du conseil d’administration
4.3.1. Le conseil d’administration se réunit sur convocation et sous la présidence de son président ou, en cas d’empêchement de celui-ci, d’un vice-président ou de 2 administrateurs du conseil.

4.3.2. Les convocations pour la réunion du conseil d’administration doivent être envoyées par le Président ou par une personne désignée par ce dernier au moins 10 jours avant la réunion par lettre ou courrier électronique. L’ordre du jour doit être envoyé de préférence 1 semaine avant.

4.3.3. Tout administrateur peut être représenté au conseil d’administration par un autre administrateur sur présentation d’une procuration écrite.

4.3.4. Dans tous les cas, un administrateur qui est présent ou représenté à la réunion doit être considéré comme ayant été valablement convoqué.

4.3.5. Les décisions sont prises à la majorité des membres (présents ou représentés) avec un minimum de 5 votes en faveur.

4.3.6. Les décisions sont prises à la majorité des trois quarts des voix présentes ou représentées pour les décisions relatives aux questions ci-après :
4.3.6.1. Décisions impliquant un enjeu financier supérieur à 250.000 EUR;
4.3.6.2. Admission de nouveaux membres au sein de l’Association;
4.3.6.3. Exclusion d’un membre en défaut de cotisation;

4.3.7. En cas de parité des voix, celle du président ou du membre du comité exécutif assumant ses fonctions est prépondérante.

4.3.8. Les délibérations du conseil d’administration sont constatées dans des procès-verbaux signés par le président ou un vice-président.

4.4. Pouvoirs du conseil d’administration
4.4.1. Le conseil d’administration est investi des pouvoirs les plus étendus sous réserve des droits de l’assemblée générale.

4.4.2. Il tranche toute difficulté d’interprétation des statuts.

4.5. Actes contraignants de l’association
4.5.1. Tous actes engageant l’Association seront valablement signés par le président ou deux administrateurs qui n’auront pas à justifier, vis-à-vis des tiers, d’une décision préalable du conseil.

4.5.2. Le conseil peut déléguer des pouvoirs déterminés incluant celui de représentation.

4.6. Procédures légales
4.6.1. Les actions judiciaires, tant en demandant qu’en défendant, sont suivies, au nom de l’Association, par le conseil d’administration, poursuites et diligences du président du conseil.
4.6.2. Le président du conseil peut toutefois déléguer cette fonction à un membre du comité exécutif ou à un autre membre du conseil d’administration.

5. Budget et comptes

5.1. L’exercice social commence le 1er janvier et de clôture le 31 décembre de chaque année. Le conseil d’administration est tenu de soumettre tous les ans à l’approbation de l’assemblée générale ordinaire, le compte de l’exercice écoulé et le budget de l’exercice en cour.

5.2. L’Association tient une comptabilité simplifiée portant au minimum sur les mouvements des disponibilités en espèces et en comptes, suivant les dispositions légales applicables provisions.

5.3. Toutefois, si à la clôture de l’un de ses exercices comptables, l’Association remplit deux des trois critères dont question à l’article 53 de la loi du 27 juin 1921, elle devra se conformer aux dispositions de la loi du 17 juillet 1975 relative à la comptabilité des entreprises.

5.4. Le conseil d’administration désigne en son sein un comité de Finance et Audit en charge de l’audit et de la supervision des procédures comptables, de gestion de trésorerie et la politique de placement des fonds FERMA. Ce comité fait un rapport au conseil deux fois par an.

6. Ressources de l’association

6.1. Les ressources de l’Association sont constituées par les cotisations des membres, par les dons acceptés par une délibération du conseil, par les revenus de son patrimoine ou de son activité.

6.2. A l’exception des dons manuels, toute libéralité au profit de l’Association dont la valeur excède la somme de 100.000 EUR, devra être autorisée par Arrêté Royal.

7. Dissolution, Liquidation

7.1. La dissolution de l’Association pourra être décidée, en tout temps, par l’assemblée générale, dans les formes et conditions requises pour les modifications aux statuts.

7.2. Ladite assemblée nommera le ou les liquidateurs, fixera leurs pouvoirs conformément aux articles 19 et 19 bis de la loi du 27 juin 1921 et déterminera la destination du solde de la liquidation, lequel devra être affecté à une autre Association poursuivant un but similaire. Toute disposition non prévue par les statuts sera réglée conformément aux dispositions du titre III de la loi du 27 juin 1921.”


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